בעלי עסקים רבים אינם יודעים שבמקרים מסוימים קיימת חובה לנהל ספר הזמנות כחלק מהדרישות של הוראות ניהול ספרים. בשנים האחרונות רשות המסים מבצעת ביקורות רבות בנושא, ועסקים שאינם עומדים בדרישות עלולים להיתקל בליקויים במהלך ביקורת מס הכנסה.
אם אתם בעלי עסק, עוסק מורשה או חברה בע"מ, חשוב לבדוק האם גם אתם חייבים לנהל ספר הזמנות בהתאם להוראות החלות על העסק שלכם.
מהו ספר הזמנות?
ספר הזמנות הוא ספר המתעד את ההזמנות המתקבלות בעסק עוד לפני אספקת השירות או המוצר. מטרתו ליצור תיעוד מסודר של כל עסקה ולאפשר מעקב מלא אחר פעילות העסק.
לפי הוראות ניהול פנקסי חשבונות, יש לרשום בין היתר:
- מספר סידורי של ההזמנה.
- תאריך קבלת ההזמנה.
- שם המזמין, כאשר הפרטים ידועים.
- תיאור הטובין או השירות שהוזמנו.
האם כל עסק חייב לנהל ספר הזמנות?
לא.
החובה לנהל ספר הזמנות נקבעת בהתאם להוראות ניהול ספרים ולסוג הפעילות של העסק. ישנם ענפים שבהם קיימת חובה מפורשת לנהל ספר הזמנות, ואילו עסקים אחרים אינם מחויבים בכך.
לכן חשוב לבדוק את הוראות ניהול הספרים שנקבעו לעסק שלכם, ולא להסתמך על מה שנהוג אצל בעלי עסקים אחרים.
איך מנהלים ספר הזמנות?
רשות המסים מאפשרת לנהל את ספר ההזמנות במספר דרכים:
- ספר כרוך וממוספר.
- מערכת ממוחשבת העומדת בדרישות הוראות ניהול ספרים.
בכל מקרה, הרישום צריך להיות רציף, מסודר ובהתאם להוראות רשות המסים.
למה חשוב להקפיד על ניהול ספר הזמנות?
במהלך ביקורת של רשות המסים עשויה להיבחן גם העמידה בהוראות ניהול הספרים. אם העסק מחויב לנהל ספר הזמנות ואינו מנהל אותו כנדרש, הדבר עשוי להיחשב לליקוי בניהול הספרים, בהתאם לנסיבות המקרה ולהוראות הדין.
איך יודעים אם העסק חייב?
לכל עסק נקבעות הוראות ניהול ספרים בהתאם לענף הפעילות שלו.
במסגרת הליווי שאני מעניקה ללקוחותיי, כל לקוח מקבל תדריך מסודר הכולל את כל הספרים שעליו לנהל, לרבות האם קיימת חובה לנהל ספר הזמנות ובאיזו דרך.
כך ניתן להיערך מראש ולהימנע מהפתעות בזמן ביקורת.
לסיכום
ניהול ספר הזמנות הוא חלק מדרישות הוראות ניהול ספרים עבור עסקים מסוימים. אם אינכם בטוחים האם החובה חלה גם עליכם, מומלץ לבצע בדיקה מראש. פעולה פשוטה היום יכולה למנוע בעיות מיותרות בביקורת של רשות המסים ולסייע לעסק להתנהל בצורה תקינה.
